Organisation

Wenn Partner, Kunden oder Kollegen Ihre Informationen nicht finden können, sind alle Anstrengungen umsonst. Confluence bietet Ihnen daher leistungsstarke und einfach zu nutzende Funktionen an, um Ihre Informationen zu strukturieren

Vier Strategien

Wissensmanagement bedeutet mehr, als nur ein Sammelsurium an einzelnen Informationen zu speichern. Entscheidend ist, die gewünschte Information auch wiederzufinden

1. Verlinken

Die erste und allerwichtigste Art und Weise, Ihre Inhalte in einem Wiki zu organisieren, ist, die Seiten miteinander zu verlinken. Confluence bietet wie alle anderen Wikis einen intuitiven Weg, Ihre Seiten schnell und effektiv zu verlinken. Das erleichtert es erheblich, Ihre Inhalte miteinander zu verbinden.

2. Rangordnung

Sie können Ihre Informationen auch hierarchisch organisieren, zum Beispiel in Kapitel und Unterkapitel. Zusammengehörende Informationen sollten auf derselben Ebene gruppiert werden. Das Resultat lässt sich dann als Baumstruktur darstellen:

3. Änderungshistorie

Es ist sehr wichtig zu wissen, was sich seit dem letzten Besuch auf der Website getan hat. Confluence liefert eine Übersicht aller Objekte, die kürzlich verändert wurden; Seiten, Kommentare, Blog-Einträge oder Dateianhänge - entweder für einzelne Bereiche oder für das gesamte Confluence.

News Artikel werden nach Datum abgelegt. Um Nachrichten zu einem bestimmten Datum wiederzufinden, blättern Sie einfach durch den Kalender.

4. Suche

Und wenn alles andere fehlschlägt, gibt es immer noch die Suchfunktion. Confluence kann nicht nur alle Textseiten, sondern auch Dateianhänge in den MS-Office-Formaten sowie PDF Dateien durchsuchen.

Datenpflege

Confluence hat zwei weitere nützliche Funktionen:

Eine Liste aller verwaisten Seiten. Dies sind Seiten, auf die nicht (mehr) verlinkt wird. Falls die Informationen nicht mehr benötigt werden, sollte man diese Seiten löschen. Alternativ kann man auch neue Links anlegen.

Eine Liste aller undefinierten Seiten. Auf diese Seiten wird zwar verlinkt, sie wurden aber noch nicht angelegt. Ein sicheres Zeichen, dass wichtige Informationen noch nicht im Confluence eingetragen sind.

Organisiert bleiben

Confluence sorgt dafür, dass Ihre Informationen immer zugreifbar bleiben. Das wird so erreicht:

• Confluence aktualisiert immer alle Links, auch wenn Sie eine Seite umbenennen oder ändern
• Confluence zeigt automatisch eine Parent-Seite an
• Confluence katalogisiert alles und verliert nichts
• Die Confluence Suchfunktion finded blitzschnell nicht nur Textseiten, sondern durchsucht auch Microsoft Office Formate und PDF Dateien.

Ihre Confluence Seite organisiert und aufgeräumt zu halten, erfordert nur wenig Arbeit. Confluence unterstützt Sie aktiv, ein leistungsstarkes und übersichtliches "Data Warehouse" Ihres Wisses zu gestalten.